Préambule

En 2008, un collègue me présente FreeMind, un gratuiciel dédié au « mind mapping », c’est-à-dire aux cartes heuristiques ou mentales.

Pendant un an, j’ai observé cela avec circonspection, tant l’interface de l’outil me déplaisait. Et puis, j’ai découvert XMind, un autre logiciel doté d’une version gratuite et dont l’apparence convenait beaucoup mieux à mes exigences esthétiques.

Depuis, j’utilise presque quotidiennement cette solution pour de multiples usages que je vous propose de détailler.

Les origines

Au 3ème siècle, l’arbre de Porphyre est l’une des premières représentations arborescentes du savoir.

Figure 1: arbor porphyriana

En 1971, le psychologue anglais Tony Buzan théorise la cartographie heuristique. Ses travaux s’appuient sur la spécialisation hémisphérique du cerveau.

Traditionnellement et avant que les logiciels outillent la technique, les cartes sont dessinées à la main sur une feuille de papier avec des crayons de couleur.

En 2003, la première version de FreeMind apparait et à sa suite de nombreux logiciels similaires. Aujourd’hui une kyrielle de solutions, libres, en ligne ou propriétaires sont disponibles.

Les principes

La pratique des cartes heuristiques développe la créativité, la clarté et la mémorisation.

Elle s’oppose à l’écriture linéaire et s’appuie sur les ressorts cognitifs de notre cerveau en mettant en œuvre :

  • les associations d’idées, grâce à la structure arborescente et la facilité de déplacer les éléments au gré de la pensée ;
  • la spatialisation de l’information, vecteur de mémorisation visuelle ;
  • la couleur, autre vecteur de mémorisation et d’impact ;
  • le dessin, ressort de créativité et de concentré sémantique.

Mes usages

Le curriculum vitae

Mes premières expérimentations furent sous la forme d’un CV. Cependant, le résultat est trop disruptif pour être recommandé dans une démarche de recherche d’emploi, à l’exception d’un métier créatif ou artistique.

Figure 2: un exemple de CV

La fiche de lecture

Je n’annote jamais un livre sur le papier même, bien que cela puisse être pratique. J’ai le sentiment très personnel d’altérer l’ouvrage. Je préfère constituer une fiche de lecture à côté. Pour cela, le « mind mapping » est très efficace.

Figure 3: exemple de fiche de lecture

Le trombinoscope

Mémoriser qui est qui est le premier challenge en intégrant une nouvelle organisation. Un annuaire avec photographies n’est pas toujours disponible. C’est pourquoi mon réflexe en arrivant dans une entreprise est de constituer un trombinoscope de mes interlocuteurs.

Figure 4: un exemple de trombinoscope

La préparation d’une proposition commerciale

Répondre à une sollicitation d’accompagnement est une activité passionnante et requiert certaines qualités :

  • La rapidité, car l’expression de besoin est toujours tardive pour une réponse urgente ;
  • L’analyse, pour mettre en exergue les enjeux sous-jacents ;
  • La synthèse, pour ne pas lasser ceux qui dépouilleront les offres ;
  • La pertinence, pour convaincre le commanditaire.

Pour réaliser ce travail intense, je commence par faire 2 ou 3 lectures de l’expression de besoin équipé d’un marqueur fluorescent. L’objectif est de faire ressortir les mots clés.

Ensuite, je construis une carte mentale en procédant par étapes :

  • Étape 1 : Assimiler l’expression de besoin et décider de répondre ou non ;
  • Étape 2 : Schématiser et identifier les enjeux et les atouts ; reformuler le besoin ;
  • Étape 3 : Décrire l’accompagnement, les chantiers et l’orchestration des activités ;
  • Étape 4 : Chiffrer et planifier en prévoyant une charge de pilotage et en utilisant des taux journaliers par profil d’intervenants ;
  • Étape 5 : Finaliser la proposition et la déposer.

Figure 5: élaborer une proposition commerciale

La structuration d’un projet

Comme pour tout chantier complexe, l’utilisation d’une carte mentale permet de structurer les travaux en alternant vision aérienne et détails. Pour chaque projet que je pilote, je consolide au fur et à mesure une carte, qui devient mon référentiel.

Je vous recommande de construire votre modèle dédié au pilotage de projet à partir de l’exemple ci-après :

Figure 6: exemple de structuration de projet

Le compte-rendu de réunion

Mon usage le plus régulier de XMind est pour prendre en note le compte-rendu d’une réunion, que je sois animateur ou seulement scribe. Cette tâche est souvent perçue comme indigne. Or, être l’auteur du compte-rendu donne une maîtrise précieuse des informations. Je ne rechigne jamais à cela quand le sujet traité est essentiel à mes yeux.

Le compte-rendu est affiché en direct pendant la réunion, soit en partage d’écran pour une visioconférence, soit grâce à un écran dans la salle en présentiel.

Figure 7: exemple de compte-rendu

L’animation d’atelier

La modalité qui me passionne le plus avec les cartes mentales est l’animation d’atelier. En effet, cela facilite les échanges et les réactions des participants, dans un canevas que j’ai construit à l’avance.

Le déroulé est clairement affiché aux yeux de tous. Le gain de temps est conséquent. Nous entrons rapidement dans le vif du sujet.

De fait, le temps est toujours compté, car il est compliqué de réunir des acteurs aux agendas bien remplis.

La carte est un guide aussi bien pour moi, animateur, que pour les autres, qui voient en temps réel le fil d’Arianne et mes notes. Comme pour le compte-rendu de réunion, les participants corrigent instantanément les erreurs dans ma restitution.

Figure 8: exemple d’animation d’atelier

Les composants d’une carte

Une carte construite avec XMind utilise différents objets. La nature de ces objets et les liens entre eux sont très similaires sur les outils concurrents de Xmind.

Figure 9: les composants dans XMind

Les nœuds

Les composants principaux d’une carte mentale sont les nœuds. Ils portent chacun une idée et se répartissent dans l’espace (feuille de papier ou écran). Dans XMind, un nœud est nommé « sujet ».

Le cœur de la carte représente le thème traité. Il est le nœud central unique. Tout le contenu s’organise autour de lui.

Les ramifications

Il est possible de créer des nœuds isolés (sujets flottants). Mais en général, les nœuds sont reliés par ramification depuis le centre. Nous verrons avec les styles que l’organisation des ramifications est variée.

Dans les versions papier des cartes, les branches portent un sens avec un texte spécifique. Les applications logicielles ne permettent pas cela en général.

Les autres artefacts

Les relations sont des flèches tirées entre 2 nœuds éloignés. A la différence des branches, elles peuvent porter un libellé.

Les étiquettes sont pratiques pour ajouter une information complémentaire sous un nœud.

Les notes sont du texte libre enrichissant un nœud. Elles sont utiles pour faciliter le développement de la thématique traitée au-delà de la carte mentale.

Les limites entourent un ensemble de nœuds adjacents pour former un groupe auquel on peut donner un libellé. Le style utilisé est souvent un contour en pointillé.

Les accolades permettent de regrouper plusieurs nœuds adjacents de façon plus discrète que les limites.

Les marqueurs sont des pictogrammes prédéfinis apportant une signification supplémentaire à un nœud : priorité, avancement, smiley, drapeau…

Figure 10: les marqueurs dans XMind

Les styles

Au-delà du formatage du texte (couleurs, taille, forme, graisse, etc.), la carte peut être présentée selon différents styles.

Figure 11: les styles dans XMind

Les trois styles les plus utilisés sont :

  • la carte équilibrée dans le sens des aiguilles d’une montre (voir les cartes en exemple plus haut),
  • l’organigramme,
  • le logigramme.

Figure 12: exemple d’organigramme

Figure 13: exemple de logigramme

La matrice et l’arête de poisson (ou diagramme d’Ishikawa) peuvent, à l’occasion, être intéressantes.

Il est à noter qu’une même carte peut être affichée dans n’importe quel style. Le style Matrice est un peu plus contraignant puisqu’il faut identifier titres de colonnes et de lignes.

Les bonnes pratiques

Utiliser des mots clés

Le texte associé aux nœuds doit être court et donc constitué de mots clés. Ne nous embarrassons pas de phrases. L’objectif est de créer des associations d’idées.

Élaborer une carte heuristique revient à laisser les idées venir naturellement. Il est possible de sauter du coq à l’âne. L’ordre vient au fur et à mesure de la composition.

La compatibilité avec des logiciels concurrents

Plusieurs composants sont spécifiques à XMind et ne sont donc pas pris en compte dans un export (au format FreeMind par exemple). Il s’agit des étiquettes, des relations, des accolades, des marqueurs et des limites. Si vous souhaitez garder la compatibilité et faire des échanges entre différents formats, évitez d’utiliser ces composants particuliers.

Le copier/coller dans Excel

Le copier/coller entre XMind et les outils de bureautique fonctionne très bien. La hiérarchie de branche est traduite en indentation. J’utilise souvent l’excellent gratuiciel Notepad++ pour faire des ajustements globaux de formatage grâce au mode étendu (par exemple remplacer une tabulation par un point-virgule ou un retour à la ligne).

Le copier/coller d’une photo

La version gratuite de XMind ne permet pas de coller directement une photo que vous auriez préalablement copiée dans le presse-papier de Windows avec les commandes usuelles <CTRL + C>. J’ai l’habitude d’enregistrer d’abord les photos dont j’ai besoin et ensuite de les saisir/déposer dans mes cartes.

La correction orthographique

En standard, XMind dispose d’un dictionnaire anglais pour la correction orthographique. Il est possible de lui ajouter un dictionnaire français en passant par les menus « Éditer / Préférences / Orthographe ». Il s’agit d’un fichier texte « fr.dict » contenant tous les mots valides. On trouve facilement cette ressource sur Internet.

Figure 14: ajout d’un dictionnaire dans XMind

La navigation entre feuilles

Je recommande d’aérer le contenu d’un dossier de cartes mentales en l’organisant en plusieurs onglets, pour une meilleure lisibilité. Il suffit ensuite de créer une navigation par hyperliens à l’intérieur du document pour se déplacer par simples clics.

Figure 15: fonction d’ajour de lien avec le contenu du dossier

En conclusion

Le « mind mapping » est un merveilleux outil pour organiser nos idées. Quelle que soit la solution logicielle que vous choisirez, elle facilitera votre réflexion. Je reçois régulièrement des remarques enthousiastes de ceux qui découvrent cela en me voyant faire et adoptent un outil dans la foulée. Je vous invite à expérimenter les cartes mentales et à partager vos retours d’expérience.

Cet article est publié également sur Medium au titre d’architecte d’entreprise chez Pramana


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