Préambule

La pandémie de la COVID 19 change les habitudes de travail. Les réunions en présentiel se raréfient au profit des visioconférences.

Parmi les vertus de cette évolution, nous notons la disparition du temps et des frais de transport.

En revanche, la communication non verbale prend un sérieux coup sur l’occiput. Soutenir l’attention et l’implication des participants à distance est une véritable gageure. L’essentiel des techniques de mobilisation (par exemple la ludification) repose sur la proximité physique et l’utilisation d’artefacts matériels.

Dans ce contexte, les tableaux virtuels collaboratifs sont très bienvenus pour compenser la distance géographique tout en impliquant chaque contributeur dans la co-construction et en entretenant le lien social.

Petit comparatif des plateformes collaboratives sélectionnées

Voici une liste non exhaustive et partiale d’outils que nous avons eu l’occasion de tester en situation réelle : Miro, Beekast, iObeya, Mural, Klaxoon.

Ils permettent de recueillir les idées sous forme de post-its. Sans faire planer bien longtemps le suspense, ma préférence va aujourd’hui à la plateforme Miro, car non seulement nous pouvons jouer avec des fiches sur un fond de carte, mais nous pouvons également les relier par des flèches annotées. La version gratuite de Miro est limitée à 3 cartes. Cela est suffisant pour éprouver la solution.

Le benchmark fonctionnel des solutions sera l’objet d’un prochain article pour vous permettre définir l’outil le mieux adapté à vos besoins.

* Tarif mensuel de l’offre pro, consulté sur les sites officiels en septembre 2020

Adopter la posture d’animateur

Animer un atelier virtuel nécessite davantage de vigilance qu’en présentiel. Nous ne disposons pas de l’observation directe des personnes et de l’influence des attitudes corporelles.

Nous reportons donc notre attention sur les voix et sur l’activité reflétée par le déplacement des pointeurs de souris dans l’espace collaboratif.

Nous ménageons volontiers des silences réguliers pour faciliter la prise de parole des participants. Le monologue est à proscrire absolument.

Il est bon de rappeler qu’un animateur, et un consultant de façon générale, doit gommer son égo. Il n’est pas là pour occuper l’espace, mais pour valoriser les autres.

Le temps de coopération est précieux. Il serait dommage de le parasiter avec des tâches de préparation ou de synthèse à réaliser avant et après par l’animateur. Il n’est pas opportun de solliciter les participants pour un travail personnel préalable. En effet, il est préférable de ménager leur disponibilité et leur spontanéité.

Participer à un atelier est l’occasion de vivre un moment enthousiasmant, créatif et ludique pendant lequel nous nous rechargeons en énergie positive.

L’animateur se mobilise pour donner le sourire et l’envie aux participants. Cela comprend des touches d’humour bienveillant afin de briser la glace et mettre à l’aise. Le souci d’alléger les tensions du quotidien opérationnel doit être constant.

Un autre enjeu fort est le respect du verbatim des participants. Le résultat ne doit pas être soupçonné d’être le jus de cerveau du consultant accompagnant. C’est pourquoi il est nécessaire d’être fidèle aux formulations des sachants. N’hésitez d’ailleurs pas à reprendre des expressions qui illustrent la culture d’entreprise. Si pour des raisons de clarté ou de style, l’animateur souhaite opérer des reformulations, il les soumet à l’approbation de l’équipe.

Préparer l’espace de travail

L’animateur d’un atelier prend soin de préparer l’espace collaboratif pour que la réunion soit rapidement productive. Cette précaution vaut d’ailleurs pour tout type d’atelier, à distance ou en présentiel.

De nombreux modèles disponibles dans la plupart des outils permettent de ne pas partir d’une page blanche.

Un tableau tout simple avec quelques colonnes titrées à la façon d’un kanban est une option tout à fait efficace.

Étude de cas

Dans mon activité d’architecte d’entreprise , j’anime de façon récurrente une série d’ateliers conçue pour consolider une vision systémique.

Si la démarche est précise, j’ajuste les modalités d’animation au contexte et aux préférences des participants. J’apprécie donc de disposer d’une plateforme collaborative totalement adaptable. Souvent, nous laissons de côté les modèles prédéfinis.

Cet article se concentre à titre d’exemple sur 3 modalités fréquentes :

• Appréhender le contexte d’un nouveau projet avec un état des lieux ;
• Consolider un langage commun avec un Modèle d’Objets Métier (MOM) ;
• Faire le tri dans la matière collectée pour enchaîner avec un plan d’action.

Cas n°1 : Faire un état des lieux

Pour défricher un nouveau sujet ou faire un audit de la situation, nous vous recommandons d’utiliser la modalité du « Speed Boat » que cet article détaille.

Nous utilisons un fond de carte graphique pour son effet esthétique. Les 5 artefacts de l’ Innovation Games® permettent d’organiser la réflexion sans rien oublier. Vous pouvez laisser les participants naviguer d’une thématique à l’autre ou alors organiser une séquence particulière. Nous en préconisons une dans l’article cité plus haut.

Beekast embarque un modèle prédéfini de Speed Boat (à seulement 4 artefacts). Il est cependant simple et souple de construire son propre canevas.

Cas n°2 : Bâtir un Modèle d’Objets Métier

Le MOM est un composant essentiel de notre démarche d’Architecture d’Entreprise. Nous vous invitons à lire cet article pour découvrir ce qu’il est et son utilité.

Cet autre article vous expliquera notre démarche pour construire un MOM et guider la transformation de l’entreprise.

La structure d’un MOM repose sur un découpage en domaines métier, domaines qui seront propriétaires des objets. Soyez vigilant à ne pas calquer cet agencement sur l’organigramme de l’entreprise, dont la pérennité est fragile. Un domaine métier est souvent générique, et donc durable, pour un secteur d’activité.

N’hésitez pas à prévoir une zone « À déterminer » pour déposer les objets dont la propriété est incertaine.

Dans un premier temps, demandez aux participants d’ajouter tous les objets auxquels ils pensent, sans censure. Si vous ressentez une difficulté d’expression, faites un tour de table pour pousser les personnes à commenter leurs annotations ou à formuler une idée. Cela peut permettre également d’expliciter de potentielles propositions peu claires.

Ensuite, il s’agit de regrouper les idées similaires et supprimer les doublons.

Enfin, il est indispensable pour valider la pertinence de chaque objet, d’établir un réseau de relations libellées d’un verbe conjugué au présent de l’indicatif. C’est ici que la flèche dans la palette de symboles est indispensable. Votre action de facilitation dans cet exercice délicat est déterminante. Rares sont les personnes habituées à construire un modèle de relation de type UML (Unified Modeling Language).

Cas n°3 : Prioriser avec un vote à jeton

Le premier temps d’un atelier de co-construction est de collecter rapidement beaucoup d’information, en facilitant l’expression de tous les participants. Le second temps est le développement des meilleures idées. Et le dernier temps est la priorisation pour clore la réunion sur un plan d’action.

La méthode la plus efficace et la plus simple pour prioriser est de confier un même nombre de jetons aux participants et de demander à ceux-ci de les attribuer aux idées qu’ils préfèrent.

Le nombre de jetons est fonction du nombre total d’éléments à prioriser et de la taille de l’échantillon final voulu. Il faut inciter chaque participant à retenir, mais aussi à renoncer (ce qui est toujours plus délicat). Ce portefeuille de jetons est décidé à l’issue de la phase de développement, car il est impossible de deviner à l’avance ce que produira l’atelier.

Miro propose plusieurs modèles de priorisation, dont une matrice 3X3 avec deux axes Effort et Impact.

Cependant, nous préférons effectuer le vote directement sur notre carte customisée. Pour cela, nous suggérons 2 façons de faire :

• Version rustique : utiliser des gommettes virtuelles (la forme cercle d’une couleur vive) à positionner par les membres de l’atelier sur notre canevas customisé.

• Version élégante : ajouter un « tag », en double-cliquant sur un post-it.

Il suffit ensuite à l’animateur de compter les points par idée pour construire le plan d’action.

Compiler les résultats

Nous préférons élaborer la synthèse de l’atelier a posteriori, de façon à exploiter au maximum le temps d’échange pour faire s’exprimer le groupe. L’utilisation de tableaux virtuels où chaque participant s’est exprimé nous permet de collecter un verbatim fidèle et complet.

Cependant, la compilation avec l’élimination des doublons et d’éventuelles reformulations nous amène à soumettre à validation le document de synthèse. Pour cela, nous joignons un export de la carte coconstruite en atelier, pour justifier du respect de l’esprit des échanges et délibérations.

Pour héberger la synthèse, 2 options s’offrent à vous :

• Si un référentiel d’entreprise outillé existe et est partagé, alors il est idéal d’y cartographier le fruit de la coopération, surtout s’il s’agit d’un MOM.
  
  
• En l’absence d’un référentiel, nous préconisons le dépôt d’un document dans un espace accessible au plus grand nombre. Nous privilégions un format PowerPoint, plutôt que Word pour les raisons suivantes :
• Rédaction accélérée ;
• Pagination en diapositives propice au cheminement logique ;
• Idéal pour les illustrations et schémas ;
• Consultation page à page confortable et plus fluide ;
• Facilité d’extraction de fragments.

Si vous avez une longue liste d’items priorisés à partager, alors préférez un document Excel.

Astuces avec Miro

Je partage avec vous quelques bonnes pratiques, spécifiques à ma solution de prédilection, qui font gagner du temps et du confort d’utilisation.

• Après avoir préparé le tableau virtuel, envoyez le lien de partage aux participants avant l’atelier.

• Pour exporter un tableau, créez un cadre (frame) depuis la palette de formes, qui contiendra tous les artefacts.

• Verrouillez plusieurs objets ensemble (les éléments du fond de carte par exemple) après les avoir sélectionnés, pour éviter une altération involontaire. Une forme isolée ne peut pas être verrouillée.

• Plutôt que de reprendre une forme depuis la palette, dupliquez un élément déjà formaté avec les couleurs et la taille souhaitées en utilisant le menu contextuel. La copie de style est également possible.

En conclusion

Les habitudes de travail changent drastiquement depuis quelques mois en raison de la pandémie de COVID. Ce constat est confirmé par la hausse spectaculaire des recherches par les particuliers de maisons plutôt que d’appartements et par l’explosion de demande d’équipement en matériel de bureau à domicile.

La coopération à distance s’installe petit à petit avec plus ou moins de résistance. Notre activité de conseil nous amène à être précurseurs et préparer ce qui sera la norme demain. Bien sûr, nous regrettons la perte de lien social avec la distanciation. Cependant, cette frustration pèse peu face à la nécessité de la continuité de l’activité, afin de résister à la crise économique, conséquence de la crise sanitaire. L’expertise dans l’animation de réunions virtuelles nous permet de convaincre nos clients qu’il est efficace de travailler autrement et d’en tirer tous les bénéfices possibles.